^Наверх
logo
foto1 foto2 foto3 foto4 foto5

Постановка цели и управление временем

управление временем

Изучив эту статью, вы узнаете:
• как определять пределы многозадачности;
• как правильно определять свои цели и разрабатывать планы для их достижения;
• как определить, правильно ли вы распределяете свое время;
• как распределить свое время и расставить приоритеты;
• как бороться с проволочками;
• как быстро научиться управлять своим временем.

Основы

Большинство людей, обращаясь к теме управления временем, задают один главный вопрос: «Как я могу больше успеть, затратив меньше времени?».
Работая с этой книгой, вы наверняка также задаетесь вопросом: как найти время для упражнений, описанных в книге, в вашем и так уже перегруженном графике. Возможно, у вас столько различных дел и обязанностей в повседневной жизни, что вы редко находите свободное время, для того чтобы заняться тем, что вам нравится, и не чувствовать себя при этом виноватым. А может быть, у вас вполне достаточно свободного времени, однако вы не умеете его правильно использовать для занятий тем, что действительно приносит вам удовлетворение. Могут быть и другие проблемы, связанные с неэффективным управлением временем, такие как:
• постоянная спешка;
• частые опоздания;
• низкий уровень работоспособности, энергии и мотивации;
• разочарования;
• нетерпеливость, раздражительность;
• непрерывные колебания между различными возможностями;
• трудности с постановкой и достижением целей;
• откладывание дел на потом;
• недостаток сосредоточенности и целеустремленности;
• непродуктивные попытки сделать много дел одновременно.
Почему одним людям никогда ни на что не хватает времени, а другие умудряются выполнить всю необходимую работу и при этом у них еще остается свободное время для удовольствий? Люди, эффективно управляющие временем, научились так строить жизнь, чтобы уделять большую часть времени и энергии тому, что для них наиболее важно, сводя к минимуму то время, которое они тратят на менее важные дела. Они понимают, что качество их жизни улучшится, если они сделают всего несколько дел, но хорошо, вместо того чтобы пытаться «объять необъятное».
Эффективное управление временем — это действенное средство для снижения уровня стресса, в особенности если вы используете его для создания равновесия в вашей жизни.

Пределы многозадачности

В деловом мире люди часто считают, что современные гаджеты дают возможность работать в режиме многозадачности без последствия для нервной системы. Нередко можно услышать, как кто-нибудь с гордостью заявляет: «Я — многостаночник!». В выпуске «Американской научной мысли» за декабрь 2004 года в статье «Пределы многозадачности» Клауса Манхарта говорилось о том, что «в исследованиях, проведенных Институтом семьи и труда в Нью-Йорке, 45 процентов американских служащих уверены, что важнейшим качеством современного работника является умение работать в режиме многозадачности».
В июне 2006 года в статье «Мозг-многостаночник — делай все и одновременно», вышедшей на веб-сайте www.netbull.org, было высказано следующее: «Ученые провели исследования способности мозга выполнять две задачи одновременно, сопоставляя его деятельность при выполнении одной задачи с деятельностью при выполнении двух задач одновременно. Сканирование показало, что, когда человек работает над двумя задачами одновременно, количество мозговой активности, уделяемой каждой из задач, понижается». Другими словами, когда мозг вынужден выполнять одновременно две задачи, он не может работать над каждой из них в полную силу.
«Многозадачность тормозит ваши действия, вы теряете время, и ваши шансы допустить ошибку возрастают», — утверждает Дэвид Майер, специалист в области мозговой деятельности Мичиганского университета. Это отчасти допустимо, если вам нужно понять и проанализировать комплексную информацию или при получении новых сведений.
В 2004 году в книге «Сила самоотдачи» авторы Шварц и Лоэр обсуждают важность сбалансированности времени в век перегрузок. Они утверждают: «Полная самоотдача означает способность полностью погрузиться в дело, которым вы занимаетесь, будь то творческая работа, или управление группой людей, или отдых с близкими, или же просто какие-нибудь развлечения».
Итак, действительно ли вы спокойны, уверены в себе и можете хорошо выполнять свое дело, когда:
• разговариваете по мобильному телефону, находясь за рулем;
• читаете сообщение в электронной почте, разговаривая в то же время по телефону с важным клиентом;
• планируете поездку, занимаясь упражнениями с навыками созерцания;
• ведете переписку в почте или смс-переписку, находясь на совещании;
• позволяете отвлечь себя, когда готовитесь к важному докладу или сосредоточились на принятии важного решения.
Ответ на все эти вопросы может быть только один — нет. «Многостаночность» может давать эффект только в течение коротких периодов времени и, как правило, когда вы делаете привычные повседневные дела. Вы не можете эффективно выполнять сразу несколько дел, изучая новую информацию, сосредоточившись на сложной задаче или планируя новое стратегическое направление. Ключ к управлению временем — это расстановка приоритетов и полная концентрация внимания на том, что вам необходимо сделать в данный момент. Для этого нужно знать, в какое время суток у вас больше энергии, и в соответствии с этим строить свой день. Вы можете, например, заниматься повседневными делами, проверкой электронной почты или работой в саду, когда ваш уровень энергии ниже, и строить планы, писать доклады, проводить совещания и приобретать новые навыки или изучать новую информацию в те периоды, когда уровень энергии выше.

Принцип 80/20 Парето

Если вы думаете, что все ваши дела одинаково важны и вы не можете бросить одно из них ради того, которое нравится больше, обратитесь к принципу 80–20 Вильфредо Парето, итальянского экономиста. Парето заметил, что 80 процентов того, что мы получаем, являются результатом 20 процентов усилий, которые мы вкладываем, и наоборот, 80 процентов того, что мы вкладываем, дают лишь 20 процентов отдачи. Практические исследования вновь и вновь доказывают справедливость этого утверждения. Этот принцип применим ко многим сферам жизни. Например, около 20 процентов газет действительно представляют для нас интерес, остальное мы просто просматриваем. Как минимум 80 процентов того, что приходит по почте — хлам, который вообще не стоит читать. То же относится и к электронной почте; как правило, лишь 20 процентов писем, приходящих по электронной почте, требуют немедленного ответа. Точно так же около 80 процентов ваших домашних дел могут оставаться незамеченными вне зависимости от того, сделали вы их или нет, в то время как 20 процентов несделанных дел вскоре превратят ваш дом в непригодный для проживания.
В 2007 году в статье «Управляйте своим временем, когда его у вас нет» Барри Дж. Изсак перечислил следующие методы эффективного управления временем.
1. Сосредоточьтесь на первостепенном.
2. Будьте более активным, но не «реактивным», распределяя свое время.
3. Планируйте свой день.
4. Составьте список дел.
5. Распределяйте дела в соответствии с тем временем и энергией, которыми вы располагаете.
6. Не откладывайте дела на потом.
7. Не будьте перфекционистом, не стремитесь сделать все безукоризненно.

Эффективность

Полученные навыки управления временем помогут вам свести к минимуму тревогу из-за поджимающих сроков сдачи работ, недостаток концентрации внимания, проволочки и усталость.
Время, необходимое для освоения
Сначала определите, что представляет для вас наибольшую важность, — для этого вам понадобится не более часа. Затем, по мере того как вам в голову будут приходить новые мысли, еще раз вернитесь к важной для вас задаче. Определение своих целей займет в результате как минимум еще несколько часов. Однако вы можете разработать план действий для достижения одной из своих целей в течение часа. Вам понадобятся по крайней мере три дня, чтобы полностью построить график.
Потратьте несколько часов, чтобы оценить, как вы проводите свое время — в рамках своих приоритетов и целей, — и решите, что вы хотели бы изменить, для того чтобы ваш график лучше соответствовал вашим целям. Вы можете начать с таких мелочей, как борьба с проволочками и более эффективное распределение времени в течение недели, однако, вполне вероятно, вам понадобится несколько месяцев сознательных усилий, прежде чем эти методы войдут в привычку. Если вы считаете, что это слишком много, подумайте, что затраты времени и усилий на освоение этих методов стократ окупятся в будущем, когда вы станете в полной мере использовать полученные навыки и научитесь рационально использовать такой важнейший ресурс, как время.

Инструкции

Работая с этой статьей, вам нужно выполнить следующие действия.
1. Определить приоритеты.
2. Поставить цели.
3. Разработать план действий.
4. Оценить, как вы проводите свое время.
5. Бороться с проволочками.
6. Распределить свое время.
Каждый следующий шаг основан на предыдущих, поэтому выполняйте их последовательно с первого до последнего.

Определение приоритетов

Первый шаг к эффективному управлению временем заключается в том, чтобы четко определить, что представляет для вас наибольшую ценность, чего вы хотите достичь. Люди, как правило, ставят на первое место карьеру, здоровье, дом и семью, духовное развитие, финансы, досуг, обучение, творчество, счастье, спокойную совесть и общение. Понимание того, что для вас важнее, указывает, в каком направлении следует двигаться. Вы можете сосредоточить большую часть времени и сил на этих ценностях, вместо того чтобы тратить их на то, что менее важно. Когда вам нужно сделать выбор, посмотрите на свои приоритеты — это поможет принять решение.
Следующее упражнение можно выполнять в одиночестве или с кем-либо из членов семьи или с другом. Оно поможет вам определить ваши главные приоритеты.
Упражнение для определения приоритетов
1. Закройте глаза, сделайте несколько глубоких вдохов и выдохов, расслабьтесь. Представьте себя в своем любимом месте, где вы можете посвятить несколько минут раздумьям. Вообразите, что минуло уже много лет. Вы прожили долгую, полную событий жизнь. Взгляните на вашу жизнь с точки зрения зрелого, умудренного опытом человека. Что из пережитого опыта, из сделанного вами доставило вам наибольшую радость и удовлетворение? Что из того, что вы имеете и чего вы достигли, цените выше всего? Запишите свои ответы на отдельном листе бумаги.
2. Вернитесь к состоянию релаксации и вообразите, что вы снова очутились в своем любимом месте. На этот раз ваш возраст остается прежним. Представьте: вам стало известно, что у вас какая-то редкая болезнь, никак себя не проявляющая, но через шесть месяцев вы умрете. За эти полгода, что вам осталось прожить, что бы вы хотели испытать, изменить, сделать, выполнить и получить? Запишите свои ответы на отдельном листе бумаги.
Сравните два списка ответов. Одинаковые ли они или отличаются друг от друга? Большинство людей, в действительности столкнувшись с болезнью, которая угрожает их жизни, обнаружили, что их приоритеты изменились. То, что прежде казалось важным, стало казаться менее значительным, а то, на что они раньше смотрели сквозь пальцы, приобрело новое значение.
Распределение ценностей
Возьмите список, который вы составили, выполняя предыдущее упражнение, и распределите ваши ценности от самых важных к наименее важным. Он вам пригодится, когда у вас возникнут трудности с выбором между двумя или более вариантами.
Вот как Элис, работающая мать-одиночка, распределила свои ценности по мере уменьшения их значимости.
1. Семья.
2. Финансовая безопасность.
3. Здоровье.
4. Творчество.
5. Хороший дом.
6. Друзья.
7. Путешествия.
8. Порядочность.
Элис нервничала, так как ее начальник настаивал на том, чтобы она сдала незаконченные проекты своего дизайнерского оформления. Когда она отказалась, руководство просто обошлось без ее подписи. Она колебалась, не зная, сообщить ли ей о нарушениях своей компании в государственные регулирующие органы, или промолчать, чтобы избежать конфликта. Проанализировав свои ценности, она поняла, что, если промолчит, это будет непорядочно. Однако она поняла и то, что, хотя порядочность важна для нее, она стоит на последнем месте в списке ее приоритетов, а все ее остальные ценности могут благополучно существовать только благодаря работе. Осознав это, она прекратила терзать себя и, только найдя работу в другой компании, сообщила о нарушениях своего бывшего работодателя. Таким образом она не поставила под угрозу другие важные аспекты своей жизни.
Расположите ваши ценности в последовательности от самых важных к наименее важным. Формулируйте кратко.
1.
2.
3.
4.

Постановка целей

Второй шаг к эффективному управлению временем — это постановка целей.
Ценности — это идеалы. Это ощущения, качества и принципы, которые вы хотели бы иметь в своей жизни. Цели — это реальность и определенность. Цели — это то, чего вы хотите достигнуть, учитывая ограниченность времени и других ресурсов. Например, ваша заветная мечта — стать чемпионом автомобильных гонок. Ваша цель — первым пересечь финишную линию Индианаполис 500 через три года. Для того чтобы предпринять действия, которые помогут вам осуществить свою мечту, используйте ваш список ценностей; он будет направлять в определении ваших целей.
Определение истинных целей
Вот пять основных вопросов, которые вы должны задать себе, определяя свои истинные цели.
1. Готовы ли вы посвятить максимальное количество времени и сил достижению этой цели? Или это просто мечта и вы хотели бы, чтобы желаемое само упало вам в руки, и не готовы прикладывать усилия для ее осуществления? Многие люди думают, что хотели бы путешествовать по всему миру, однако не хотят откладывать деньги, необходимые для путешествий.
2. Согласуется ли эта цель с вашими наивысшими ценностями? Причина, по которой вы не можете достигнуть своей цели, возможно, заключается в том, что эта цель противоречит тому, что представляет для вас наивысшую ценность. Если ценностью для вас является образование и ваша цель — закончить колледж на будущий год, а один из главных приоритетов — семья и общение с друзьями, вам, может быть, придется потратить больше времени для завершения образования, так как вы не сможете пренебречь ни семьей, ни друзьями.
3. Достижима ли эта цель? Достаточно ли она определенна, чтобы вы поняли, что достигли ее? Можно ли ее достигнуть, наметив для себя определенный период времени? Имеются ли у вас средства для ее достижения? Вместо того чтобы говорить себе, что вы хотите «выйти на пенсию с хорошим доходом», назначьте себе дату выхода на пенсию и определите количество денег, которые вы реально можете заработать и отложить, для того чтобы после выхода на пенсию вести такой образ жизни, какой вам нравится. Обратите внимание на то, что вы можете изменить свои цели, получая новую информацию.
4. Позитивна ли эта цель? Гораздо вероятнее, что вы достигнете целей, двигаясь по направлению к ним, а не наоборот. Например, вместо того чтобы ставить перед собой цель, несущую в себе отрицание: больше НЕ переедать, поставьте перед собой позитивную цель: принимать здоровую и питательную пищу три раза в день.
5. Сбалансированы ли ваши цели? Не получается ли так, что большинство ваших целей связано с карьерой и финансами, притом что почти отсутствуют цели, связанные со здоровьем, общением или отдыхом? Недостаток сбалансированности является серьезным источником стресса. Если вы проводите рабочий день, сидя перед компьютером, полезной и легко и быстро достижимой целью будет делать регулярные передышки для гимнастики вместе с другими сотрудниками.
Сбалансируйте ваши цели
Имеется ли у вас примерно одинаковое количество трех видов целей: быстродостижимых, достижимых в течение какого-то времени и долговременных? Есть люди, которые предпочитают подождать выхода на пенсию, для того чтобы вести такую жизнь, как им хочется. Другие могут радоваться тому, что у них есть здесь и сейчас, однако им трудно ставить перед собой долговременные цели и ожидать их достижения. Когда у вас есть как быстро достижимые цели, так и цели, которых вы можете достигнуть через какое-то время, а также и долгосрочные цели, это даст вам чувство удовлетворения в настоящий момент, а также желание двигаться вперед и трудиться для достижения чего-то важного и значимого для вас. Согласуются ли ваши цели, рассчитанные на разные сроки реализации? Если вы хотите в зрелом возрасте путешествовать по всему миру со старыми друзьями, в числе ваших целей должна быть забота о собственном здоровье, а также поддержание дружеских связей и накопление сбережений.
Пересматриваете ли вы время от времени ваши цели, чтобы убедиться, что вы по-прежнему стремитесь к ним? Двигаясь к своей цели, вы получаете новую информацию и знания. Сбалансированность целей предусматривает также и их корректировку в соответствии с теми переменами, которые естественно происходят в вашей жизни. Проявляйте гибкость и найдите время как для обдумывания ваших целей, так и для их обновления.
Вот как Эрик, сорокалетний менеджер фирмы, занимающейся электроникой, использовал свой список ценностей для определения и постановки жизненных целей. Для начала он перечислил свои ценности.
1. Семья. Приносить радость, заботиться и обеспечивать родных.
2. Здоровье. Сохранить хорошее здоровье, чтобы жить полной жизнью в старости.
3. Финансовая безопасность. Иметь достаточно денег, чтобы заботиться о семье, отдыхать, путешествовать и жить на пенсии.
4. Профессиональные успехи. Стать вице-президентом компании.
5. Природа. Каждый год выезжать на природу, чтобы больше узнать о повадках животных.
6. Друзья. Встречаться с друзьями и получать взаимное удовольствие от общения, помогать им.
7. Духовная жизнь. Поддерживать связь с высшими силами и дать такую же возможность детям.
8. Путешествия. Выезжать за границу так часто, как позволят время и деньги.
9. Общение. Быть открытым и честным по отношению к людям, знать, что и они так же открыты по отношению ко мне.
10. Самостоятельность. Принимать изменения, которые время вносит в мою жизнь, и концентрироваться на том, что действительно для меня важно.
Ниже приводятся цели, которые поставил себе Эрик на основе своего списка ценностей.
Долговременные цели (более пяти лет).
1. Приобрести дом на берегу озере, где я в детстве отдыхал летом.
2. Улучшить здоровье с помощью регулярной гимнастики, диеты, отдыха и медицинских обследований.
3. Воспитывать детей и дать каждому из них хорошее образование.
4. Откладывать деньги и делать денежные инвестиции, достаточные для того, чтобы можно было выйти на пенсию в пятьдесят пять лет, жить на берегу озера и путешествовать.
5. Издать книгу о пешем туризме, основанную на моих вылазках на природу.
Цели, достижение которых требует определенного времени.
1. Стать вице-президентом компании через четыре года.
2. Купить новый дом в течение двух лет.
3. Найти церковь, которая понравится всем членам семьи, и стать ее активным прихожанином.
4. Слушать аудиозаписи о личном финансовом планировании и делать инвестиции.
5. Пойти в поход с друзьями на Лост Коуст через полтора года.
Кратковременные цели.
1. Пойти с другом в поход на все выходные в следующем месяце.
2. Ввести в обиход еженедельные семейные вечера.
3. Проводить приятный вечер с друзьями по крайней мере раз в неделю.
4. Бегать по утрам три раза в неделю и совершать пешие прогулки с семьей и друзьями по крайней мере раз в месяц.
5. Медитировать 15 минут, перед тем как уходить с работы домой.
6. Помнить о том, что нужно сделать несколько глубоких вдохов и выдохов и расслабить мышцы в стрессовых ситуациях.
7. Брать по крайней мере одну неделю отпуска раз в квартал, чтобы набраться сил и ходить в походы с семьей, с друзьями или одному.
Ниже запишите одну или больше целей, которые вы поставите перед собой в соответствии с вашими приоритетами. Возможно, вам будет удобно перечислять свои цели, разделив их на три категории.
1. Долговременные цели (более пяти лет). ______________________
2. Цели, для достижения которых требуется некоторое количество времени (от одного года до пяти лет). _____________________________
3. Кратковременные цели (от одной недели до года). _____________

Разработка плана действий

Третий шаг включает определение этапов, которые нужно будет пройти на пути к достижению целей. Наиболее распространенная причина того, что люди не достигают целей, — отсутствие плана действий, где бы было расписано по пунктам, что им нужно делать для достижения поставленной цели. Без определенного плана цель может показаться слишком трудной и слишком отдаленной. Без понимания того, с чего следует начать, вы можете навсегда остаться на стадии мечты.
Эффективный план действий включает:
• хорошо продуманную определенную цель;
• перечисление всех ресурсов, которые вам потребуются, и понимание того, как вы их получите;
• все шаги, которые вам нужно предпринять, в определенном порядке;
• отслеживание собственного прогресса;
• определение причин, которые могут привести к проволочкам, и понимание, как с ними бороться.
• определение стимула для усиления мотивации.
Ниже приводятся два варианта стратегий для создания плана действий.
1. Представьте, что вы уже достигли своей цели. Как вы будете выглядеть, чувствовать себя, что будете говорить? Как будут относиться к вам окружающие? Как только у вас появится ясная картина того, к чему вы стремитесь, и вы ощутите подъем, воображая исполнение ваших желаний, начинайте работать, отталкиваясь от этих образов. Спросите себя, какие шаги вам следует предпринять для достижения цели. Отметьте, какие вам понадобятся ресурсы. Нужно ли вам будет получить какие-либо новые навыки? Понадобятся ли ресурсы извне или достаточно собственных? Сколько времени это займет? Как вы будете преодолевать препятствия: собственные страхи и оправдания, посягательства окружающих на ваше время? Какие мотивации вы найдете, чтобы продолжать идти к своей цели? Прокрутите в своем сознании «короткометражный кинофильм» от сегодняшнего момента до достижения поставленной цели. Запишите по порядку все шаги, которые нужно будет предпринять.
Том, студент английского отделения колледжа, составил такой план. Его целью было получить высшую оценку за написанную им статью. Сначала он представил, как профессор вручает ему диплом с желаемой оценкой на обложке. Насладившись своей радостью, восторгом и ликованием, а также воображаемыми поздравлениями друзей, он стал обдумывать, какие шаги ему нужно предпринять, для того чтобы достигнуть этой цели. Вот список шагов, которые он для себя наметил.
а. Отправиться на прогулку, чтобы придумать тему для статьи.
б. Пока я буду гулять, мне в голову придет великолепная идея написать короткую историю о ловле лосося на Аляске (так я зарабатывал деньги прошлым летом). Я опишу собственные впечатления. Я уже горю желанием написать эту статью.
в. Написать план статьи.
г. Написать черновик статьи.
д. На основании этого черновика написать текст.
е. Попросить подругу прочитать статью. Ее замечания помогут мне сделать статью еще лучше.
ж. Переписать статью с учетом замечаний подруги.
з. Написать окончательный вариант статьи.
и. Сдать статью вовремя.
Продумав план действий, Том понял, что не учел одно весьма серьезное препятствие, а именно привычку отвлекаться на родных и друзей. Он решил, что лучше будет вознаградить себя: взять небольшую передышку, чтобы пообщаться с друзьями, после того как будет готов черновик. Потом он снова вернется к проекту, проведя еще одну визуализацию достижения поставленной цели.
2. Мозговой штурм. Запишите свою цель на листе бумаги, а затем задайте себе вопросы, что вам нужно узнать и сделать, для того чтобы достичь своей цели. После этого перечислите все шаги, которые следует предпринять, начиная с настоящего момента, на пути к достижению цели.
Целью Анжелы было составить для себя программу упражнений по аэробике. Она начала с того, что стала задавать себе вопросы и отвечать на них.
• Почему я хочу заниматься аэробикой?
Я хочу быть здоровой, хорошо чувствовать себя, иметь хорошую фигуру и быть подтянутой и сильной. Одна из моих долговременных целей — быть здоровой до глубокой старости.
• Как часто и как долго нужно заниматься аэробикой, для того чтобы получить желаемые результаты?
Я должна больше узнать об упражнениях, для того чтобы ответить на эти вопросы. Нужно поговорить с подругами, которые уже занимаются аэробикой. Почитать литературу на эту тему. Я хочу начать с малого и, по мере улучшения результатов, давать себе все большую нагрузку.
• Какой тип упражнений мне нравится? Какие упражнения я смогу делать постоянно, находя для них время и силы?
Ходьба, плавание, бег, езда на велосипеде и занятие танцами под видеозапись урока — все это мне подходит.
• Что я могу сделать для оптимизации достижения цели?
Мне нужны такие упражнения, для выполнения которых не придется ехать куда-нибудь на машине и стоять в пробках. Следовательно, плавание и езду на велосипеде придется исключить.
Рядом с моим домом есть хорошая беговая дорожка. У меня также есть проигрыватель DVD и я могу купить видео по урокам танцев. Нужно купить хорошую обувь: все остальное, чтобы заниматься ходьбой, бегом и танцами, у меня есть.
• Какие диски с упражнениями мне нужно купить?
Нужно посоветоваться с подругами или взять напрокат несколько дисков, чтобы выбрать те, что мне больше понравятся, а потом пойти в магазин и купить их.
• Какую обувь нужно купить для занятий?
Нужно пойти в ближайший магазин спорттоваров и попросить продавца помочь. Можно поискать информацию в интернете, но лучше посоветоваться с подругами.
• Когда я буду заниматься?
После работы, сразу по возвращении домой, прежде чем приниматься за дела.
• Какие у меня будут стимулы, чтобы придерживаться этой программы?
Я могу бегать с подругой. Могу участвовать в местных соревнованиях по бегу. Уже через месяц-другой следует обратить внимание, насколько лучше я стала себя чувствовать и выглядеть. Могу купить себе в награду новый спортивный костюм и диски. Можно также танцевать по видеоурокам в плохую погоду или когда на улице темно, — ведь это так весело!
• Как я буду следить за своими успехами?
Отмечать в календаре золотыми звездочками те дни, в которые занимаюсь.
Вот какой план действий составила Анжела, после того как перечитала и откорректировала свои ответы.
1. Поставить цель и помнить о том, что заниматься следует регулярно.
2. Прочесть соответствующую литературу, чтобы узнать, как часто и сколько времени нужно выполнять танцевальные тренировки.
3. Поговорить с подругами о занятиях бегом, о подходящей обуви и о дисках с уроками по танцам.
4. Найти партнера по бегу. (Не обязательно; можно приступить к выполнению программы и без партнера.)
5. Посоветоваться с продавцом в ближайшем магазине спорттоваров и купить удобные кроссовки для занятий.
6. Выбрать диски для аэробики (сначала взять напрокат или попросить у кого-нибудь посмотреть).
7. Купить диски, которые мне понравятся, в ближайшем магазине звукозаписи.
8. Заниматься бегом или танцами сразу по возвращении домой после работы.
9. Следить за своими успехами, ставя золотую звездочку рядом с теми днями недели, когда я делаю упражнения. Для этого подойдет календарь на кухне, поскольку я смотрю на него каждый день.
10. Оценивать мои успехи вместе с подругой Стэйси (она знает, к чему я стремлюсь, и очень меня поддерживает).
11. Купить себе в награду новый спортивный костюм, участвовать в местных соревнованиях и покупать новые диски. Я могу чувствовать себя и выглядеть великолепно!
Оцените свои успехи
Хороший способ отслеживать успехи — каждые две недели проверять, насколько вы продвинулись к достижению своей цели, вместе с кем-то, кто вас поддерживает. Выберите человека, кто вас поймет и оценит по достоинству то, чем вы занимаетесь. Это должен быть человек, способный дать вам дельные советы, подбодрить, а также указать на возможные ошибки.
Уже через месяц вы, несомненно, заметите позитивные сдвиги. Успех может послужить хорошим стимулом продолжать выполнять программу, однако не следует почивать на лаврах и расслабляться. Нелегко расставаться со старыми привычками, так что может пройти три месяца или больше, прежде чем новые правила войдут в обиход.
Если вы не видите положительных результатов или ловите себя на отговорках, не будьте к себе слишком строги. Заново оцените поставленную цель. Вы на самом деле хотите ее достигнуть? Если нет, откорректируйте цель. Если же вы действительно хотите ее достигнуть, подумайте, как можно изменить план действий, чтобы уверенно двигаться к выполнению поставленной задачи.

Оцените, как вы проводите свое время

Теперь вы можете сделать четвертый шаг к эффективному управлению временем. Заведите дневник, в котором ежедневно будете отмечать, как вы проводите время. Лучше делать это в течение дня, а не поздно вечером, когда вам уже нелегко будет вспомнить, сколько времени вы потратили на то или иное занятие. Большинство людей сильно недооценивают время, которое они затрачивают на различные дела, забывают о каких-либо неожиданно возникших занятиях.
Если вы действительно хотите узнать о себе что-то новое, через каждый час в течение дня останавливайтесь и вспоминайте, сколько времени заняли у вас дела, которыми вы занимались в течение этого часа. Возьмите блокнот и запишите в него все, что вы делали после обеда, после ужина и перед тем, как лечь спать. Отметьте, сколько времени у вас ушло на выполнение каждого дела. Когда вы закончите, общее количество времени, затраченного на все дела, должно приблизительно совпадать с общим количеством часов, когда вы бодрствовали. Пример дневника подсчета времени приводится ниже.
Ведите список дел и затраченного на них времени в течение, по крайней мере, трех дней. Среди рабочих дел могут быть: работа с документами, с письмами по электронной почте, смс-сообщения, телефонные звонки, встречи, заседания, селекторные совещания, попытки делать несколько дел одновременно, мелкие дела, важные дела, помехи, когда вас отрывали от дел, и тому подобное. К обычным делам, не связанным с работой, относится: приготовление пищи, еда, личная гигиена, макияж, переодевание, короткий дневной сон, фантазирование (грезы наяву), забота о детях или родителях, покупки, мелкие домашние дела, общение, поездки по поручениям, личные телефонные звонки, встречи и разговоры, просмотр телепередач, занятия любимыми делами или чтение, занятия спортом, упражнения и другие виды отдыха.
Дневник подсчета времени необходим вам для того, чтобы спокойно обдумать, как вы проводите ваше время, и решить, хотите ли вы в дальнейшем уделять больше или меньше времени каждому из этих дел.

подсчет времени

Саманта, радиорепортер по связям с общественностью, сделала следующие записи в первый из трех дней оценки своего времяпрепровождения.

подсчет времени2


Оцените свой дневник подсчета времени
Теперь, когда вы знаете, на что тратите время, сопоставьте этот список со своими приоритетами, и вам станет понятно, что нужно изменить в вашем графике, чтобы приблизить его к достижению ваших целей. Вот вопросы, которые помогут вам провести это сопоставление.
1. Какие дела в вашем ежедневнике совпадают с вашими ценностями и целями?
Отметьте эти дела звездочкой.
Саманта отметила записи «читала газеты» и «слушала новости», поскольку эти дела совпадали с ее приоритетами быть в курсе того, что происходит в мире. Далее она отметила время, затраченное на подготовку радиоинтервью, так как это совпадало с ее приоритетом стать успешным сотрудником. Также она поставила звездочку рядом с записью «говорила по телефону (личный разговор)», поскольку одним из ее приоритетов является проводить время с друзьями.
2. Какие дела в вашем ежедневнике не совпадают с вашими ценностями и целями?
Обведите эти дела кружочком.
Саманта была поражена, обнаружив, что в этот день она провела три часа и десять минут за приготовлением пищи, едой и уборкой после еды. Далее она заметила, что целых два часа потратила на телефонные разговоры, ответы на письма по электронной почте и смс-сообщения. Она также обнаружила, что потеряла полчаса утром, провалявшись в постели и слишком долго принимая душ. Она признала также, что потратила немало времени на неожиданные звонки и непредвиденное общение. Проанализировав свое расписание, она поняла, что наиболее продуктивное для нее время приходится на середину дня и что обед оказался большой помехой именно в это время.
Посмотрите на пункты, обведенные кружочком, в вашем списке ежедневных дел и напишите, как бы вы хотели перестроить свой график, сократив или исключив из него наименее важные дела. _________
3. Помешали ли какие-либо дела, записанные в дневнике, вашим приоритетам?
Отметьте эти дела крестом.
Отдавая время делам, которые противоречат вашим приоритетам, а то и попросту теряя время, вы можете почувствовать себя виноватым, пристыженным, встревоженным, подавленным, обиженным или уставшим. Например, постоянные опоздания Саманты шли вразрез с ее приоритетом стать успешным сотрудником на радио. Она чувствовала, что мечется, ощущала тревогу, чувство вины и стыда, опаздывая на совещания.
Посмотрите на те пункты, которые вы пометили крестом, и напишите, как бы вы хотели изменить свое поведение, чтобы эти дела больше не мешали вашим приоритетам. ____________________
4. Обратите внимание, не игнорируете вы ли какие-либо из ваших приоритетов или целей?
Возможно, вам нужно уделить намного больше внимания тем делам, из-за которых вы пренебрегли вашими приоритетами и целями, для того чтобы внести равновесие в вашу жизнь. С другой стороны, те дела, которыми вы пренебрегли, могут оказаться не столь важными для вас в настоящий момент, поэтому вы спокойно откладываете их на потом.
Саманта заметила, что ее приоритеты, связанные с друзьями, семьей и здоровьем, не нашли отражения в ее графике. За исключением коротких телефонных разговоров, она не общалась с семьей. Поскольку ее родители и сестры живут в другом штате и она недавно к ним ездила, ей было достаточно такого ограниченного общения.
Ей действительно хотелось бы проводить больше времени с друзьями и лучше заботиться о своем здоровье. Из-за сидячего образа жизни и неправильного питания она приобрела лишний вес.
Запишите, как бы вы хотели изменить свое поведение, чтобы оно было совместимо с вашими приоритетами и целями. ___________
Саманта решила, что должна немедленно внести следующие изменения в свой график.
1. Употреблять на завтрак блюда, не требующие длительного приготовления.
2. Меньше времени уделять ответам на случайные телефонные звонки и на мелкие, не слишком важные дела.
3. Сократить время чтения и ответов на письма, приходящие на электронную почту, до двух раз в день.
4. Сократить время обеда до одного часа и обедать позднее, чтобы не терять самое продуктивное для нее время дня.
5. Готовить на ужин что-нибудь простое в течение получаса.
6. Ограничить большую часть телефонных разговоров по работе до 10 минут.
7. Cвести написание писем к краткой информации «дать знать» и «ответить».
8. Постараться пораньше ложиться спать сразу после того, как посмотрит телевизор и почитает.
9. Вставать по звонку будильника и принимать душ не дольше 10 минут.
10. Ходить в гимнастический зал с друзьями по вечерам четыре раза в неделю.
Маловероятно, что вы будете делать что-то, связанное с вашими ценностями и целями, ежедневно, однако вы можете включить все свои приоритеты и большую часть целей в свои дела, составляя планы на неделю или даже на месяц. Продолжайте использовать методы, изученные ранее в этой главе, для того чтобы ясно определять свои цели и разработать план действий, который позволит оценить свой прогресс и вознаградить себя за успехи.

Борьба с проволочками

Пятый шаг к более эффективному управлению своим временем — не откладывать дела на потом. Какие неприятные дела вы стараетесь отложить? Сравните их со своими приоритетами. Мешают ли они какому-либо из ваших приоритетов? Если да, готовы ли вы твердо заявить, что отказываетесь их выполнять? Если нет, то как вы можете изменить ситуацию, чтобы они больше не влияли на ваши приоритеты? Если вы избегаете каких-либо дел, связанных с вашей целью, перечитайте раздел о постановке целей и заново разработайте план действий. Возможно, вы попросту не слишком организованный человек, тогда обратитесь к шестому и заключительному шагу в этой главе, где говорится об организации вашего времени.
Ниже мы предлагаем вам 10 советов, к которым вы можете прибегнуть, если замечаете, что постоянно откладываете дела на потом.
1. Перестаньте беспокоиться. Возможно, вы тратите больше времени на беспокойство из-за чего-то, чего не хотите делать, чем потратили бы на выполнение этих дел. Для примера проверьте, сколько времени у вас занимает какая-либо неприятная вам работа.
2. Начните с малого. Приступив к выполнению неприятной работы, вы можете обнаружить, что она не так уж плоха, как вам казалось. Начните с небольших подготовительных действий, связанных с этой работой. Например, если вам нужно подстричь лужайку, наполните для начала бензином бак газонокосилки и выкатите ее на край лужайки.
3. Подсчитайте, что вам обойдется дороже. Составьте список всех неприятных аспектов выполнения того дела, которого вы избегаете, а затем составьте еще один список — последствий того, что вы постоянно его откладываете. Сравните ощущения дискомфорта, которые вы будете испытывать, выполняя эти дела, с последствиями, к которым приведут проволочки, и спросите себя, что вызовет больше неприятных ощущений. Пусть эта информация побудит вас к выполнению данной работы.
4. Ищите скрытые награды. Подумайте, как вам придется расплачиваться за то, что неприятная работа останется несделанной. К примеру, откладывая что-либо на потом, вы постоянно будете испытывать тревогу и дискомфорт. Проанализируйте также те выгоды, которые может принести выполнение откладываемой работы. Во-первых, вы сразу испытаете громадное облегчение, во-вторых, хорошо и в срок сделанная работа, скорее всего, будет замечена и получит высокую оценку окружающих.
5. Боритесь с негативными убеждениями. Постарайтесь преодолеть убеждения, которые мешают вам выполнять дела. Задумайтесь, не препятствуют ли реализации ваших задач мысли типа: «Неужели мне придется взяться за это трудное дело? До чего же несправедливо!», «Я должен сделать это на отлично», «Жизнь должна быть легкой и приятной», «Я не могу вынести даже мысли о том, чтобы выступить перед группой незнакомых людей», «Даже если я хорошо справлюсь с задачей, они все равно будут ожидать чего-то большего», «Все равно ничего не выйдет, нечего и пытаться». Перечитайте главу 12 «Отказ от иррациональных идей» и при необходимости примените методы, описанные в ней.
6. Удвойте ваше сопротивление. Преувеличивайте и усиливайте то, что заставляет вас откладывать работу на потом. Если утром вы подолгу смотритесь в зеркало, вместо того чтобы приступить к работе, рассматривайте себя неторопливо и внимательно. Задержите свой взгляд на порах своей кожи, тщательно исследуйте каждый миллиметр своего лица. Продолжайте это занятие, пока вам не надоест до такой степени, что взяться за работу окажется намного более привлекательным, чем продолжать в том же духе.
7. Возьмите на себя ответственность за каждую проволочку. Вы отвечаете за то, что теряете драгоценное время. Составьте список всех проволочек и тех случаев, когда вы уклоняетесь от какого-либо дела, и отметьте, сколько времени это отнимает. Сложите вместе полученные результаты и напишите список полезных дел, которые вы могли бы переделать за это время, если бы вовремя начали и закончили откладываемую работу.
8. Оптимизируйте ваше время и занятия. Например, если вы никак не можете собраться с духом, чтобы заняться гимнастикой или ходьбой, найдите спортивный зал, в который вы можете ходить по дороге с работы домой, или подыщите ресторан, где вы будете обедать, в 20 минутах ходьбы от вашего офиса.
9. Награждайте себя за выполнение неприятных дел.
10. Заканчивайте начатые дела. Не приступайте к новой задаче, пока не выполните текущую. Ощущение того, что вы закончили трудное дело, уже само по себе является наградой.

Правильное распределение времени

Шестой и последний шаг к более эффективному управлению временем — правильно распределять его. Ниже приводятся советы, как распределить время и максимально оптимизировать свою жизнь.
1. Приобретите органайзер (ПЦП — персональный цифровой помощник, компьютер или ноутбук). Выберите такой, где есть календарь с днями недели, неделями и месяцами, и пользуйтесь им.
2. Занесите ваши цели в органайзер. Не забудьте, что ваши цели должны быть расписаны по времени их достижения: ежедневные цели, цели обозримого будущего и цели отдаленного будущего. Можно составить временной график на каждый день для упражнений и для практики методов релаксации. Если ваш приоритет — проводить больше времени с любимым человеком, выделите для этого время в вашем календаре и включите этот отрезок времени в список своих повседневных дел. Если вы построите такой временной график на неделю или даже на месяц, то увидите, что вам вполне хватает времени на достижение всех важных целей.
3. Планируйте свои дела. Комбинируйте те задачи, которые можно выполнять одновременно, например, смотреть любимое телевизионное шоу и в то же время гладить белье. Используйте видео, чтобы записывать любимые телешоу, и смотрите их в любое удобное для вас время. Можно чередовать дела, чтобы сэкономить время. Подбирайте дела в соответствии с изменяющимся уровнем вашей энергии. Конечно, вы знаете, в какое время дня у вас бывает энергетический подъем, а в какое — спад, и в соответствии с этим строите свои планы, однако порой вы устаете раньше, чем думали. В таких случаях можно перераспределить дела, требующие сил и внимания, отложив их на то время, когда вы будете полны сил.
4. Сводите к минимуму потери времени. Сократите время, которое вы проводите перед телевизором, сидя в интернете, тратите на телефонные звонки, отрывающие вас от работы, на случайных посетителей, непродуктивные совещания, на поручения, данные другим и не приносящие результата, на кризисные ситуации, на деятельность без определенной цели и на множество задач, громоздящихся друг на друга. Обдумайте способы избегать, насколько возможно, тех потерь времени, которые можно предвидеть, однако будьте реалистами и оставьте в своем расписании немного времени на непредвиденные помехи.
5. Научитесь говорить «нет». Определите границы, сколько времени вы готовы потратить на помощь другим. Если вам трудно это сделать, обратитесь к главе 17 «Вырабатываем уверенность в себе. Тренинг».
6. Составьте список дел, которые вы можете сделать, когда вам приходится ждать. Неплохая идея — включить в него выполнение упражнений по релаксации, планирование дел на завтра, пересмотр своих приоритетов и целей, чтение книг или подпиливание ногтей.
7. Ежедневно выделяйте время для передышек. Используйте его для того, чтобы практиковать методы глубокой релаксации. Это поможет вам спокойно и последовательно заниматься тем, что для вас действительно важно.
8. Когда вы занимаетесь делом, представляющим для вас особую важность, полностью сосредоточьте внимание на нем. Составьте список того, что вас обычно отвлекает, и подумайте, как можно избавиться от этих помех. Например, если вы знаете, что ваши мысли часто блуждают и рассеиваются в то время, как вам нужно сосредоточиться на работе, включите в ваш распорядок дня сеанс визуализации или другие методики, при которых нужно использовать воображение, — тогда оно будет работать вам на благо.
9. Создайте для себя обстановку, способствующую работе над вашими приоритетами и целями. Если эта работа требует концентрации внимания и сосредоточенности, убедитесь, что место, где вы будете ее выполнять, соответствует определенным требованиям. Выделите зону, где вы могли бы спокойно предаться чтению, ведению записей, практике релаксации или сосредоточенному обдумыванию ваших планов.
10. Не теряйте времени, решая, какой из вариантов, в равной мере привлекательных для вас, вам следует предпочесть. Если вам трудно сделать выбор, просто подбросьте монетку и выберите то, что загадали.
11. Награждайте себя за успехи, достигнутые на пути к эффективному управлению временем. Одна из самых больших наград — это то, что вы можете выполнять важные дела без спешки. Расставляя приоритеты и составляя планы, вы будете работать в течение дня в спокойном, удобном ритме.
Распределение времени в течение дня
Управление временем в течение дня требует расстановки ближайших приоритетов и выполнения поставленных задач. Каждый день утром составляйте список дел, которые вам необходимо выполнить, так чтобы в него входили и важные дела, и повседневные, но необходимые. Расставляя приоритеты, нужно распределить дела по следующим категориям:
1. Верхняя полка. Это самые важные задачи.
2. Средняя полка. Дела, которые можно ненадолго отложить, однако их все же необходимо сделать.
3. Нижняя полка. Можно спокойно отложить выполнение этих дел на неопределенное время — никакого вреда от этого не будет.
Просмотрите еще раз ваш список и отметьте каждый пункт буквами ВП, СП или НП в зависимости от значимости задачи.
Приступая к работе, начинайте с «верхней полки», а затем продолжайте, спускаясь по списку. Переходите к «средней полке», только когда все дела, лежавшие на «верхней», закончены. Если у вас оказалось слишком много дел на «верхней полке» и вы не успеваете их закончить за день, значит, вы придали чрезмерную важность слишком большому количеству дел. Кладите на «верхнюю полку» только те дела, которые совершенно невозможно отложить, так как в противном случае это может привести к негативным последствиям.
Не думайте о делах, лежащих на «нижней полке», пока не закончите все те, что имеют большее значение. Если начальник требует, чтобы вы их сделали, приготовьтесь ответить: «Сейчас я занята более важными делами». Если, тем не менее, начальник настаивает, постарайтесь перепоручить их кому-нибудь.
В течение дня концентрируйтесь на делах первостепенной важности, старайтесь не допускать проволочек. Перекройте себе все пути к отступлению, перенесите небольшую передышку на более позднее время и не затевайте ни с кем разговоров, пока большая часть дел не сделана. Старайтесь не отвлекаться на менее важные поручения и поборите желание сделать перерыв на чашку кофе или телефонный звонок подруге.
В конце дня просмотрите список дел. Проверьте, все ли вы сделали из того, что было запланировано, и мысленно похвалите себя. Добавьте в список то, чего в нем изначально не было, однако вы это сделали. Отметьте, относится ли это дело к самым важным, средней важности или же находится в конце списка. Важные дела, которые вы не успели закончить, можно перенести на следующий день. Список дел лучше всего составлять накануне вечером или с самого утра.
Отслеживание и управление помехами
Как часто вы позволяете окружающим отрывать вас от дел? Помехами могут быть телефонные звонки, случайно заглянувшие к вам люди или же то, что вы сами позволили себе заняться посторонними делами.
Для того чтобы проверить, как часто вы отвлекаетесь, держите блокнот под рукой и, когда такое случается, проследите, как вы отреагировали, и подумайте, что можно сделать, чтобы этого не повторялось.
Вот несколько способов управлять помехами.
• Составьте график времени, потраченного в течение дня на электронную почту, голосовые сообщения, телефонные звонки и прием посетителей.
• Проявите активность, проверяя, оценивая и предвосхищая какие-либо неотложные дела, прежде чем они превратятся в приоритеты; например, регулярно узнавайте о состоянии важных клиентов, сотрудников или пожилых родственников. Такие проверки можно делать по телефону, по электронной почте или при личных встречах.
• Когда вас отрывают от дел, дайте понять, что у вас есть всего несколько свободных минут и что вы готовы пообщаться с этим человеком, но позднее.
Вы обнаружите, что сбалансированность, сфокусированность и обновление сил — это три больших преимущества, которые помогают определить ваши ценности, приоритеты и цели. Эффективное управление временем — это отличный способ обрести контроль и уверенно идти к своей цели. Пусть этот путь принесет вам радость!

Источник: Мэтью Маккей, Марта Дэвис, Элизабет Эшельман Релаксация и снятие стресса. Рабочая тетрадь Издательская группа «Весь»